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ZUGFeRD: Elektronische Rechnungen in PDF-Dokumenten

ZUGFeRDElektronische Rechnungen sind ein zunehmend verbreiteter Weg, im Geschäftsverkehr Leistungen abzurechnen. Gegenüber der klassischen Papierrechnung spart man Zeit (u. a. für Transport und Verarbeitung) und damit Kosten sowie andere Ressourcen. Was bisher allerdings fehlt, sind allgemein anerkannte, einheitliche und in der Praxis sehr einfach anwendbare Standards, nach denen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger beliebiger Größe und Organisationsstruktur die Rechnungsdaten schnell und komfortabel verarbeiten können. Dies gilt vor allem für den (Regel-)Fall, dass beide Seiten nicht dieselbe Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware verwenden.

Die Vereinigung FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland e. V.) hat es sich zur Aufgabe gemacht, interessierte Akteure zu vernetzen, um einen solchen Standard zu entwickeln und zu etablieren. Grundlegende Details zu den Aktivitäten rund um den ZUGFeRD-Standard und das entsprechende Datenformat finden Sie auf den Web-Seiten des FeRD.

Was ist das ZUGFeRD-Format?

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF/A-3-Datei der Rechnung (visuelle Darstellung der Rechnungsdaten als digitales Medienformat anstelle der klassischen Papierrechnung) mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format, die in das PDF/A-3-Dokument eingebettet ist. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Ziel ist die konsequente Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten. Die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) soll damit langfristig ersetzt werden. Das Format wird von dem FeRD in Kooperation mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt und ist im Jahr 2014 erstmals vorgestellt worden.

PDF/A-3 ist, wie auch PDF/A-1 und PDF/A-2, ein spezielles Unterformat von PDF. Die PDF/A-Formate können für Zwecke der Langzeitarchivierung verwendet werden. Die Besonderheit von PDF/A-3 ist, dass bei dieser Spezifikation beliebige andere Dateien in die PDF/A-Datei eingebettet werden können, also auch XML-Dateien. Die Spezifikation PDF/A-3 wurde im Oktober 2012 veröffentlicht.

XML-Dateien sind spezielle Textdateien, in denen Daten hierarchisch strukturiert abgelegt werden können und so für eine Vielzahl von Software-Anwendungen lesbar sind, unter anderem für die zuvor erwähnte Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware.

Wie unterstützt soft Xpansion das ZUGFeRD-Format?

soft Xpansion ist Mitglied des FeRD und bietet in seinem Entwickler-Tool PDF Xpansion SDK 11 umfangreiche ZUGFeRD-Funktionen. Mit dem PDF Xpansion SDK 11 können Software-Entwickler diverse PDF-Formate sowie das ZUGFeRD-Format in ihre eigenen Anwendungen integrieren, sodass die Nutzer keine zusätzliche Software mehr benötigen, um die genannten Formate verwenden (erstellen, anzeigen, bearbeiten) zu können.

Die ZUGFeRD-Implementierung im PDF Xpansion SDK 11 ermöglicht die elektronische Rechnungsverarbeitung wie folgt:

  • ZUGFeRD-Dateien lesen und umfassend validieren
  • Neue Rechnungen erstellen und über ZUGFeRD-konforme Dateien als eingebettete XML-Anlage speichern
  • Unterstützung der drei Profiltypen Basic, Comfort und Extended
  • PDF/A-3-Umwandlung aus

- bestehender PDF-Datei
- bestehender XPS-/OXPS-Datei
- Text
- dynamisch erstellten PDF-Seiten
- gescanntem Papierdokument (Bild)

 Detaillierte Informationen rufen Sie auf der PDF Xpansion SDK-Webseite ab.

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